EL SAGRILAFT Y EL ROL DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Con la expedición por parte de la supersociedades de la circular 100-000016 del 24 de Diciembre de 2020 se realizó la modificación integral  al capítulo X de la circular básica jurídica. Con base en ello me permito hacer una síntesis de los cambios más relevantes de dicha disposición.

EL SISTEMA AUTOCONTROL Y GESTION DEL RIESGO INTEGRAL DEL LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACION DEL TERRORISMO Y FINANCIAMIENTO DE LA PROLIFERACION DE ARMAS DE DESTRUCCION MASIVA (SAGRILAFT) tiene como fundamento servir de herramienta para la prevención del lavado de Activos y culturizar a las organizaciones supervisadas en el ámbito de dicha circular. Con base en estándares internacionales las empresas sujetas a esta a la aplicación del capítulo X deberán realizar un enfoque basado en riesgos teniendo en cuenta la clase de operaciones que desarrollen, sus productos, los servicios que ofrezcan así como sus contrapartes (Clientes internos y Externos) y los beneficiarios finales de estas y las áreas geográficas a las cuales estas pertenezcan.

 

Están obligadas a dar aplicación al capítulo X:

  1. Empresas sujetas a vigilancia y control de la supersociedades con ingresos superiores a 40.000 SMLMV.
  2. Agentes inmobiliarios sujetos a vigilancia y control de la supersociedades y que en el año anterior hayan realizado transacciones superiores a 100 SMMLV y que al 31 de Diciembre del año inmediatamente anterior hubieren obtenido ingresos superiores a 30.000 SMLMV.
  3. Los comercializadores de metales y piedras preciosas sujetas a vigilancia y control de la supersociedades y que a 31 de Diciembre del año anterior hubieran obtenido ingresos superiores a 30.000 SMLMV.
  4. Los servicios jurídicos con las mismas condiciones del numeral anterior.
  5. Los servicios contables que cumplan con los mismos requisitos de los servicios jurídicos
  6. El sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil están sujetos a control y vigilancia de la supersociedades y que a 31 de Diciembre del año anterior hubieran obtenido ingresos superiores a 30.000 SMLMV.
  7. Los servicios de activos virtuales que realicen operaciones iguales y superiores a 100 SMLMV y que a 31 de Diciembre del año anterior hubieran obtenido ingresos superiores a 3.000 SMLMV o activos superiores a 3.000 SMLMV.

Estas empresas mencionadas deberán poner en marcha un SAGRILAFT por medio de una política y un manual de procedimientos.  El SAGRILAFT deberá tener en cuenta los riesgos propios, la materialidad, tipo de negocio, operación, tamaño, áreas geográficas para lo cual deberá contar con una matriz de riesgos que permita medir y auditar su evolución.

La puesta en marcha del SAGRILAFT requiere el cumplimiento de una política de LA/FT/FPADM y de unos procedimientos de diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación incluidos en un manual.

De otra parte, con una obligación basada en unos topes de ingreso inferiores a 3.000 SMLMV y Activos superiores a 5.000 SMLMV y que pertenezcan al grupo de Actividades Profesionales No Financieras Designadas - APNFD deberán cumplir un régimen de medidas mínimas. Entre los sectores tenemos

  1. Agentes inmobiliarios
  2. comercializadores de metales y piedras preciosas
  3. servicios Jurídicos
  4. servicios contables

 

ELEMENTOS DEL SAGRILAFT

  1. Diseño y aprobación: Debe ser aprobado por la Junta directiva y en su defecto por el representante legal.
  2. Auditoría y cumplimiento: La persona responsable de este elemento es el oficial de cumplimiento
  3. Divulgación y Capacitación: El SAGRILAFT debe ser divulgado dentro de la empresa como mínimo una vez al año.

 

ETAPAS DEL SAGRILAFT

  1. Identificación del Riesgo LA/FT/FPADM
  2. Medición o evaluación del riesgo
  3. Control del riesgo
  4. Monitoreo del riesgo

 

EL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

El oficial de cumplimiento es la persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento de SAGRILAFT.  Debe  contar con un título profesional y acreditar experiencia mínima de 6 meses  en cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT, adicionalmente exige la circular la acreditación en conocimientos en materia de administración del riesgo de LA/FT/FPADM por medio de especializaciones, cursos, diplomados, seminarios, congresos o similares.

El oficial de cumplimento debe participar activamente en los procedimientos de diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación de cumplimiento y monitoreo del SAGRILAFT.

Según exige la circular el Oficial de cumplimiento debe cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Capacidad en la toma de decisiones para gestionar el riesgo LA/FT/FPADM
  2. conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos
  3. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico.
  4. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo.
  5. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas 

El oficial de cumplimiento debe cumplir con las siguientes funciones:

  1. Velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del SAGRILAFT
  2. Presentar, por lo menos una vez al año, informes a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social
  3. Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al SAGRILAFT
  4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación
  5. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal o la auditoría externa,
  6. Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el Capítulo X de la circular.
  7. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada, aplicables a la Empresa.
  8. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales
  9. Realizar la evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM
  10. Realizar el Reporte de las Operaciones Sospechosas a la UIAF

 

Plazo para el cumplimiento del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM

Las empresas obligadas al SAGRILAFT o el régimen de medidas mínimas deberán poner en marcha su implementación a más tardar el 31 de agosto del año siguiente en que adquirieron la obligación.

Además las empresas a la fecha de la expedición de la circular 100-000016 de 2020 deberán adoptar el SAGRILAFT a más tardar el 31 de mayo del 2021. Su no adopción dará lugar a las investigaciones administrativas e imposición de sanciones a la empresa, al oficial de cumplimiento, revisor fiscal o administradores de acuerdo al numeral 3 del artículo 86 de la ley 222 de 1995. 

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